Какво съдържа Електронният архив

Електронният архив на Петко Стайнов представя в електронен вид всички обработени материали и документи от Единния регистър на архива на композитора академик Петко Груев Стайнов”, поддържан от фондация “Петко Груев Стайнов”. Единният регистър на архива на Петко Стайнов обхваща материали и документи от няколко архивни фонда (БАН - фондове №№ 1, 16 и 151; Исторически музей “Искра” – фондове Документи, Снимки и Вещи на раздел Нова история; Централен Държавен архив – фондове ЦДИА 264, ЦДИА 177 и ДАНРБ 291, фамилен архив на сем. Стайнови). Той включва и материали, които по дефиниция не са архивни: печатни нотни издания, съхранявани в библиотеките на Съюза на композиторите, Националната музикална академия “проф. Панчо Владигеров”, Общинската библиотека “Искра”, Казанлък и в музикалния отдел на Народната библиотека “Св. Св. Кирил и Методий”. В този смисъл Електронният архив на композитора е сборен архив.

Електронният архив се въвежда в действие поетапно. Първоначално са достъпни пет от четиринадесетте регистри (категории). В последствие ще се предоставят за ползване и останалите.
Също както регистрите на Единния регистър и Електронният архив (ЕА) подлежи на обновяване и допълване с нови неизвестни и/или непроучени до момента материали и документи.

Благодарение на изготвените цифрови изображения на всички материали и документи, включени в ЕА, той предлага на ползвателите, освен каталог още и визуален достъп до всеки от тях във формат JPG,  независимо от принадлежността на оригинала на един или друг архивен фонда и/или библиотека и местонахождението му.

Основната база данни на архива на Петко Стайнов разполага със сканирани изображения на всички, включени в електронния архив документи и материали във формат TIF. Това позволява желаещите да могат да получат по пощата или на място в Дом Петко Стайнов в Казанлък копия от интересуващите ги документи и материали срещу заплащане на разходите за копиране и доставка. Получаването на копия става при условията на чл. 24, ал. 1, т.т. 3, 9 и 11 на Закона за авторското право и сродните му права, т.е. за използване за научни и учебни цели, ако то не служи за търговски цели.

Как е структуриран Електронният архив

Структурата на електронния архив възпроизвежда структурата на Единния регистър и съдържа следните категории материали и документи:
Категория “А” – Публикации за Петко Стайнов в България. Съдържа подкатегории, обособени на тематичен принцип.
Категория “В” - Публикации за Петко Стайнов в чужбина и от чуждестранни автори. Съдържа подкатегории, бособени на тематичен принцип.
Категория “С” -  Музикалното творчество на Петко Стайнов. Съдържа подкатегории по жанрове и произведения.
Категория “D” – Публицистиката и друга писмена продукция на Петко Стайнов. Съдържа подкатегории, обособени по тематичен и видов признак.
Категория “E” – Награди, удостоявания и чествания на Петко Стайнов. В процес на обработка
Категория “F” -  Афиши, покани и програми на концерти. В процес на обработка
Категория “G” – Фото и видео материали. Съдържа четири частси и подкатегории, обособени на тематичен принцип.
Категория “H” – Кореспонденция. В процес на обработка
Категория “I” -  Книги – музикална библиотека и нототека на Петко Стайнов. В процес на обработкаКатегория “J” – Дискография. Съдържа три подкатегории. В процес на обработка
Категория “K” – Биографични документи. В процес на обработка
Категория “L” -  Документи  от служебната дейност. В процес на обработка
Категория “M” – Други материали и документи, вкл. на други лица. В процес на обработка
Категория “N” – Предмети, принадлежали на Петко Стайнов. В процес на обработка

Въвеждането на подкатегориите и разпределението на документите между тях е направено с оглед улесняване на търсенето. Когато един документ по съдържание принадлежи към две различни категории или към две подкатегории от една и съща категория, той е описан и на двете места и това е отразено в забележка.
 
Електронният архив Архивът на Петко Стайнов обхваща периода от 1896 до 1977 година. Само категории “А”, “С” и “Е” са отворени към наши дни. Първата - защото публикации-отзиви за композитора продължават да се появяват по различни поводи. Втората – защото продължават да се правят аранжименти на негови творби и третата – защото  е свързана с чествания на годишнини от рождението му.

Материалите и документите във всяка категория са подредени хронологично по години. Това правило не важи за категория “I” - Книги, чието подреждане e по азбучен ред. Хронологично по години е подреждането и в някои подкатегории. Такива са подкатегориите на категории “C”, “G”, “H”, “J” и “M”. Принадлежността към съответната подкатегория в останалите категории не влияе на подреждането. Тя е означена в универсалния им идентификатор.

Какво представляват кодовете на документите в Електронния архив

Всеки включен в Единния регистър на архива на Петко Стайнов, респ. в електронния архив материал и документ е кодиран със собствен универсален идентификатор. Универсалният идентификатор има следната принципна структура:

• буквено или буквено-цифрено обозначение на вида на документа, респ. принадлежността му към съответна категория и подкатегория;
• двуцифрено обозначение на годината, през която документът или материалът е създаден, респ. е придобит от композитора;
• пореден номер на регистриране в Единния регистър на документа или материала от съответната категория (респ. подкатегория) за съответната година;
• двуцифрено или трицифрено означение с вариращо според категорията предназначение. При писмените, вкл. печатните материали, които са регистрирани с повече от една версия или са в повече от един екземпляр в различни фондове, това означение се използва за разграничаването им. При нотните материали означението се използва за маркиране на броя на страниците. 

Принципната структура на универсалния идентификатор на материалите и документите в ЕА позволява всеки ново придобит или открит материал да отиде на системното си място. Тя позволява също така в бъдеще да бъдат въвеждани нови категории или нови подкатегории на съществуващите категории. 

Конкретното съдържание и начинът на изписване на универсалния идентификатор за отделните категории, респ. подкатегории са описани на челните им страници.

Сканираното изображение на всеки от  включените в Единния регистър на архива на Петко Стайнов, респ. в електронния архив материал и документ се състои от един или повече файла, всеки показващ една страница. Кодовете на тези първични файлове се появяват при повикването на съответното сканирано изображение.

Как са представени документите и материалите в Електронния архив

Документите и материалите са представени със следните характеристики:
- универсален идентификатор;
- активизарщ се текст "преглед" за показване на сканираното изображение (изображения) на документа / матери;
- библиографско или нотографско описание на документа/материала с евентуална забележка. Описанията са направени съгласно съответните Български държавни стандарти.
- анотация на документа/материала. Анотациите на писмените материали са със свободно съдържание. В пълен обем са достъпни в Основната версия на архива, а в Интернет версията са резюмирани. Анотациите на творбите на Петко Стайнов и в двете версии на архива съдържат данни за:

• времетраене;
• състав на оркестъра за оркестровите пиеси
• първо изпълнение
• печатни издания - партитура
• звукозаписни носители - дискография
• други: посвещение, варианти, сценични адаптации и др.п.

- местонахождение на оригинала на документа/ м атериала. За някои от библиотеките е посочен и съответния каталожен номер;
- наличие на ксероксово копие, с което разполага фондация „Петко Груев Стайнов”;
- забележка, в която се посочва евентуалната принадлежност на документа и към друга категория или към друга подкатегория от съответната категория.

***